Productividad

Ver la productividad como una forma de eliminar tareas de una TO-DO list es muy poco motivador.

La procrastinación es señal de un mal manejo del tiempo. Todos hemos pasado por eso alguna vez (en la escuela, en el trabajo o con la familia). ¿Cuántas veces nos hemos escuchado a nosotros mismos y a los demás decir que «no tenemos tiempo»? Quedarse sin tiempo es una construcción humana, no es real. Todos tenemos el mismo número de horas en un día. Las personas altamente productivas entienden que la forma en que manejas el tiempo es lo que marca la diferencia. 

En lugar de decirte cómo tienes que administrar tu tiempo, te daré herramientas. Explora las herramientas que destaco para ayudarte a maximizar tu día y sacar el máximo provecho de tu tiempo. Con ello podrás reducir el estrés, aumentar la productividad y abrir más tiempo para crear oportunidades y hacer más de lo que disfrutas. 

Aunque no todo son herramientas. Tomar descansos durante una jornada es importante para mantener los niveles de energía y agilidad mental. Tu cerebro puede procesar pocas cosas al mismo tiempo. Cuantos menos estímulos, más fácil será continuar con tu trabajo. 

Prueba herramientas de ergonomía cognitiva

Las rutinas ayudan a concentrarse y tomar mejores decisiones en un entorno de tantos estímulos. El ex-presidente de los Estados Unidos, Dwight Eisenhower, dijo una vez que lo que es importante rara vez es urgente y lo que es urgente rara vez es importante.

  • Establece los objetivos principales del día por la mañana (1-3 objetivos)
  • Divide tareas/proyectos grandes en partes más pequeñas.
  • Automatiza o subcontrata tareas repetitivas.
  • Utiliza algún método de gestión del tiempo: Pomodoro, Time Blocking, GDT...
  • Toma descanso al menos cada 90 minutos.

La ley de la concentración: 1x1 = 1 vs. 0,5x0,5 = 0,25

El cerebro no es bueno realizando múltiples tareas al mismo tiempo. La multitarea es estresante y reduce la productividad. 

Por lo general, las personas son capaces de concentrarse, al máximo, en una cosa de 10 a 25 minutos. Sin embargo, al entrar en estado de flujo este tiempo puede ser varias veces superior. Concentrarse en una sola tarea mejora la productividad. 

  • Programa y reserva tiempo para las tareas que requieren concentración.
  • Deshabilita las notificaciones del correo electrónico o redes sociales. Déjalo para los descansos.
  • Alterna momentos de trabajar de pie y sentado para mejorar los niveles de energía.
  • Trabaja cerca de una ventana con luz natural para tener una mayor sensación de bienestar.

Ayúdate con música

La música se ha convertido cada vez más importante en una sesión de trabajo. Te puede ayudar a «optimizar lo aburrido».

Depende de la variabilidad y la demanda creativa de una tarea: escribir un ensayo desde cero es un trabajo de síntesis que requiere mucha creatividad, responder a tus correos es un trabajo mundano.

Su efecto está en la mejora del estado de ánimo que genera. Es muy útil para personas que necesitan concentración en entornos de muchas personas.

  • No escuches canciones nuevas. Asocia una playlist, sin letra, a un estado de concentración.

Optimiza tus decisiones

La toma de decisiones es un proceso cognitivo en el que se elige entre varias opciones. Aunque disponer de demasiada información genera fatiga y anula la capacidad del cerebro para tomar decisiones. Cuanta mayor fatiga, caemos más rápido en sesgos cognitivos:

  • Una persona suele dar prioridad a las cosas en función de lo fácil que es recordarlas o de cómo se siente.
  • El ser humano suele dar más importancia a la información más reciente y a la que confirma sus esquemas del mundo.

Una decisión puede requerir un análisis profundo a la vez que procesas  información conflictiva. Según Kahneman, pasamos la mayor parte del tiempo tomando decisiones desde el Sistema 1 (rápido, automático, emocional y subconsciente). Debemos acudir al Sistema 2 (lento, analítico, lógico, calculador y consciente) aunque requiere más esfuerzo y activarlo consume más energía. 

Para ello, hay modelos de toma de decisiones. Tomarlos reducirá el esfuerzo para tomar una decision, y en general pueden resumirse en:

  • 1. Define el problema y establece criterios.
  • 2. Busca las alternativas y opciones, y elige la que analices como la mejor en base a tus criterios.
  • 3. Desarrolla un plan y monitoriza tu solución.

Crea tu "Momentum"

Reconoce el momento del día donde tienes mayor energía a nivel cognitivo y reserva ese espacio de tiempo sin distracciones para trabajar utilizando la ley de Pareto. En ese espacio de tiempo haz el 20% de las cosas que te otorgan el 80% de los resultados que quieres o necesitas.

Tu objetivo es conseguir hacer ese 20% de tareas para crear un efecto mariposa en la gestión de tu productividad. Y para conseguir aplicar este principio debes convertir tu productividad en un efecto cascada.

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