Productividad

Productividad

Eliminar tareas de una TO-DO list es muy poco motivador. En esta sección aprenderás sobre neuroproductividad.

Procrastinar no solo es señal de un mal manejo del tiempo. 

Todos hemos pasado por eso alguna vez (en la escuela, en el trabajo o con la familia). ¿Cuántas veces nos hemos escuchado a nosotros mismos y a los demás decir que «no tenemos tiempo»?

Tenemos el mismo número de horas en el día que el resto. Sin embargo, ¿por qué algunas personas consiguen ser altamente productivas?

En lugar de decirte cómo tienes que administrar tu tiempo, te daré algunas herramientas. Con ello podrás reducir el estrés, aumentar la productividad y abrir más tiempo para crear oportunidades y hacer más de lo que disfrutas. 

Aunque no todo son herramientas. Tomar descansos durante una jornada es importante para mantener los niveles de energía y agilidad mental. Tu cerebro puede procesar pocas cosas al mismo tiempo. En general, cuantos menos estímulos, más fácil será continuar con tu trabajo. 

Para empezar, prueba herramientas de ergonomía cognitiva

Las rutinas ayudan a concentrarse y tomar mejores decisiones en un entorno de tantos estímulos. Sin embargo, a veces tenemos que organizar las tareas y decidir que es más o menos urgente o importante. Esta matriz representa cómo debemos categorizar las tareas para reducir el tiempo que tardamos en organizarnos..

Matriz Einsenhower
  • Establece los objetivos principales del día por la mañana (cuantos menos mejor). Yo por ejemplo solo pongo uno o dos objetivos al día. Si consigo hacerlo considero que he sido productivo.
  • Divide tareas/proyectos grandes en partes más pequeñas.
  • Automatiza o subcontrata las tareas repetitivas.
  • Utiliza algún método de gestión del tiempo: Pomodoro, Time Blocking, GDT…
  • Toma descanso al menos cada 90 minutos. Simplemente puedes llamar a alguien, tomar el aire, saltar a la comba…

Sigue la la ley de la concentración:
1 x 1 = 1 vs. 0,5 x 0,5 = 0,25

La multitarea es estresante y reduce la productividad. 

Por lo general, somos capaces de concentrarnos al máximo en una tarea de 10 a 30 minutos. Sin embargo, al entrar en estado de flujo este tiempo puede ser varias veces superior. Para evitar la multitarea te recomiendo:

  • Programa y reserva tiempo en tu agenda para las tareas que requieren concentración.
  • Deshabilitar las notificaciones del correo electrónico o redes sociales. Utiliza alguna aplicación para bloquear su uso.
  • Alterna momentos de trabajar de pie y sentado para mejorar los niveles de energía.
  • Trabaja cerca de una ventana con luz natural para tener una mayor sensación de bienestar.

Además, ayúdate de la música

La música te puede ayudar a «optimizar lo aburrido».

Eso sí, depende de la variabilidad y la demanda creativa de una tarea: escribir un ensayo desde cero es un trabajo de síntesis que requiere mucha creatividad, responder a tus correos es un trabajo mundano.

Su efecto beneficioso para la productividad está en la mejora del estado de ánimo que genera.

Crea sistemas para optimizar las decisiones

La toma de decisiones es un proceso cognitivo en el que se elige entre varias opciones, que genera fatiga y anula la capacidad del cerebro para tomar más decisiones. Cuanta mayor fatiga, caemos más rápido en sesgos cognitivos, por ejemplo:

  • Se suele dar prioridad a las cosas en función de lo fácil que es recordarlas o de cómo nos hagan sentir.
  • Damos más importancia a la información más reciente en nuestra memoria y a la que confirma nuestros esquemas del mundo.

Según Kahneman, pasamos la mayor parte del tiempo tomando decisiones desde el Sistema 1 (rápido, automático, emocional y subconsciente). Debemos acudir al Sistema 2 (lento, analítico, lógico, calculador y consciente) aunque requiere más esfuerzo y activarlo consume más energía. 

Para ello, hay modelos de toma de decisiones que reducirán el esfuerzo en la toma de decisiones. Su funcionamiento general es el siguiente:

  • 1. Define el problema y establece criterios.
  • 2. Busca las alternativas y opciones, y elige la que analices como la mejor en base a tus criterios.
  • 3. Desarrolla un plan y monitoriza tu solución.

Por último, mi secreto para ser productivo

Reconoce el momento del día donde tienes mayor energía a nivel cognitivo y reserva ese espacio de tiempo sin distracciones para trabajar utilizando la ley de Pareto. 

En ese espacio de tiempo haz el 20% de las cosas que te otorgan el 80% de los resultados que quieres o necesitas.

Tu objetivo es conseguir hacer ese 20% de tareas para crear un efecto mariposa en la gestión de tu productividad. Debes convertir tu productividad en un efecto cascada.

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