Un adulto medio puede llegar a trabajar 90.000 horas a lo largo de su vida. Para ponerlo en perspectiva, eso son unos cuarenta años de trabajo. Intentamos, con razón, aprovechar al máximo el tiempo que tenemos. Sin embargo, nuestro deseo de ser más productivos puede convertirse en una épica insana si no tenemos una metodología para organizarnos y priorizar lo importante.

En economía, la productividad se define como la cantidad de producto generado por unidad de materia prima. Si lo aplicamos al trabajo del siglo XXI, sería más acertado decir que la productividad es la capacidad de maximizar resultados por unidad de tiempo invertida.

la productividad es la capacidad de maximizar resultados por unidad de tiempo invertida.

Hay varios principios universales sobre la productividad para conseguir maximizar estos resultados, pero al final es una cuestión personal. En este artículo, vas aprender a llevar esos principios a la práctica para crear un flujo de trabajo flexible, sin excesos de estrés y que respete tus estados mentales.

Si eres como la mayoría, seguramente no tengas un sistema para la productividad, y seguramente al aplicar estos principios aumentará por mucho la calidad del trabajo que realices a lo largo de tu vida. No sólo te ayudarán a nivel laboral, sino también a nivel personal.

Beneficios de crear un sistema de productividad

Igual que un corredor que esprinta al principio de una carrera estará agotado mucho antes de cruzar la línea de meta, la persona que intente hacer todas las tareas en un día acabará quemada.

En lugar de buscar en Internet el último truco para ser más productivo, merece la pena invertir tiempo en crear un sistema que te funcione. Trabajar duro es importante, pero a largo plazo lograrás muchas más cosas si equilibras el trabajo con tus estados mentales.

Por ello, no confundas estar ocupado con ser productivo. La productividad no consiste en trabajar muchas horas, sino en lograr más con cada unidad de esfuerzo invertido. Y para conseguir esto, necesitas cuidar tu cerebro.

Para empezar, un buen sistema de productividad debe ser lo suficientemente flexible como para permitir que haya áreas de tu vida en las que no necesitas registrar todo. Por ejemplo, mi sistema de productividad no incluye nada sobre la hora de entrenar porque no es mi mayor prioridad. Simplemente me aseguro de hacer ejercicio y moverme lo suficiente. Esta flexibilidad es señal de una buena salud mental, y te permite adaptarte a la incertidumbre.

Además, un buen sistema de productividad siempre será cambiante porque las herramientas y la vida siempre son cambiantes. Cuando vayas a crear tu sistema de productividad, te darás cuenta que no hay una receta única que pueda aplicarse a todas las situaciones. Debes construir los cimientos de un flujo de trabajo, y dedicar tiempo a reflexionar sobre tus retos y objetivos.

Y por último, el sistema de productividad no debe ser perfecto. Si el sistema está excesivamente definido, no podrá adaptarse a las oscilaciones de la mente, la creatividad y la incertidumbre. Se trata de mantener un conjunto de herramientas que te permitan:

  • Identificar los cuellos de botella. No necesitas un sistema de productividad para todo, simplemente para saber cuales son tus retos y cómo alcanzar tus objetivos.
  • Dedicar tiempo a la autorreflexión. Necesitamos el tiempo necesario para profundizar en nuestras ideas y emociones. Gracias a estos momentos, identifica lo que te resulta menos agradable de tu trabajo, por qué procrastinas, saber diferenciar entre preocupación, ansiedad y estrés.
  • Controlar tus oscilaciones. Como decía Séneca, no dejes que hagan con tu mente lo que no dejarías que hicieran con tu cuerpo. Se consciente de las horas que dedicas a trabajar sin distracciones, como del tiempo que das espacio a tu mente para divagar, ser creativa, etc.

El flujo (o sistema) de trabajo

Después de probar múltiples sistemas, he resumido los principios básicos de un flujo de trabajo en 4 etapas. Algunos creen que pueden organizar las tareas bien en su cabeza, pero si lo que se trata es de aumentar la productividad, sin estrés y siendo flexible, sin duda se necesita una estructura.

El flujo (o sistema) de trabajo flexible y productivo
Las 4 fases de cualquier flujo de trabajo

Al principio, está el proceso de planificación donde convertimos nuestros objetivos de corto, medio y largo plazo en tareas. A estas tareas troncales se le irán sumando otras difícilmente predecibles que vayan surgiendo por el camino: mails de clientes, tareas recurrentes, tareas de casa, etc.

El siguiente paso, es tener un forma de registrar todas estas tareas. Puedes utilizar tu diario, notas en el móvil o listas en alguna app para añadir las tareas. Gracias a esto conseguirás: reducir la carga cognitiva que supone mantener todo en tu memoria, conseguir una visión global de tu productividad, organizar mejor tus esfuerzos sin quemarte, estimar mejor los tiempos y reducir las probabilidades de olvidarte de cosas importantes. Tener un núcleo central de tareas permite reducir el estrés que tanto impacta nuestro sesgo de negatividad y concentración (estudio, estudio, estudio, estudio, estudio)

A partir de aquí, antes de pasar a la organización, es importante priorizar. Aunque lo explicaré más en detalle en un próximo artículo, hay varios modelos mentales que puedes aplicar para saber las tareas que hacer en un momento u otro.

  • La ley de pareto, que aplicada a la productividad significa que demos prioridad al 20% de las tareas que nos generan el 80% de los resultados. Es decir, poner en el mapa aquellas tareas que nos permiten progresar y no dejarlas de lado por otras más fáciles.
  • La matriz de Einsehower, que sirve como modelo para tomar decisiones respecto a las tareas y el tiempo que disponemos. Te permite reducir el tiempo que dedicas a actividades que no merecen la pena, de forma que: lo urgente e importante debes hacerlo inmediatamente, lo importante pero no urgente debes organizarlo, lo urgente pero no importante debes delegarlo, y el resto eliminarlo.
  • Respetar los ritmos circadianos. Normalmente se te da mejor hacer ciertas tareas en determinados momentos. ¿Qué nivel de energía tienes por la mañana? ¿Por la tarde? ¿Por la noche? Determina para qué tareas son más adecuados cada momento del día.

Por último, deberás organizar las tareas en una lista y reflejar el tiempo que vas a dedicar a cada una en bloques. Lo explico en detalle en este artículo. Como ves en la imagen de abajo, organizar el tiempo por bloques, en lugar de tareas concretas, te da una visión global de productividad y también permite tomar pausas productivas.

En mi caso, al principio de la semana establezco los objetivos según mis metas a conseguir a corto y medio plazo. Haber establecido los pilares de mi flujo de trabajo me permite saber cuándo realizar unas tareas u otras. En mi diario registro las tareas que termino y las que voy retrasando o cancelando. Y al final de la semana reviso lo que me ha funcionado, lo que no me ha funcionado y que cosas quiero corregir.

Un ejemplo de mi flujo de trabajo por bloques de tiempo y prioridades
Un ejemplo (más o menos) representativo de mi flujo de trabajo

A menudo asumimos erróneamente que la productividad significa hacer más cosas cada día. La productividad es conseguir hacer cosas importantes de forma constante. Las leyes de Newton son aplicables a tu flujo de trabajo: gasta la energía en aquellas tareas que te permiten mantener la constancia y evitar fuerzas contrarias.

Ahora te toca a tí definir tus metas, buscar las herramientas para registrar tus tareas, priorizar las importantes y planificarlas en listas y bloques de tiempo. Acuérdate de mantener un diario para ir corrigiendo por el camino las cosas que te funcionan, tareas recurrentes y estados emocionales. Como expliqué en mi primer artículo, el secreto de la productividad reside en eliminar la fricción entre tareas para aumentar la inercia que nos hace productivos.