¿Listas de tareas o Bloques de tiempo? La Mejor Solución

«No es que tengamos poco tiempo, sino que perdemos mucho. La vida, si sabes usarla, es larga» – Séneca

El tiempo es la materia prima de la vida, un recurso finito que se agota independientemente del uso que le demos.

Todas las personas que consiguen hacer grandes cosas tienen o han tenido el mismo tiempo que tú. ¿Cómo cuidan el tiempo las personas que admiras?

• Einstein publicó más de 200 artículos, la mayoría de mínimo impacto y relevancia.

• Edison registró más de 1 000 patentes, aunque la mayoría fueron ideas que acabaron en nada.

• Shakespeare produjo más de 37 actos y 150 sonetos, la mayoría de ellos desconocidos.

No podemos añadir más horas al día, pero podemos ser más selectivos con las cosas que decidimos hacer.

En mi caso, en una semana redacto un artículo, hago 5 entrenamientos en el gimnasio, leo un libro, duermo 8 horas cada día, estudio un máster, tengo tiempo para trabajar, tener vida social y tiempo de ocio… ¿No suena a mucha carga de trabajo? Lo es. Pero tengo un método para encajarlo todo.

Utilizo un sistema que le ahorra energía a mi cerebro y evita cualquier tendencia a procrastinar, especialmente cuando necesito fuerza de voluntad o concentración.

Si eres como la mayoría de personas y no tienes una metodología para evitar las distracciones y ser productivo, simplemente al aplicar los principios básicos que explico en este artículo conseguirás generar más y mejor trabajo a lo largo de tu vida. Además, no solo te pueden ayudar a nivel profesional, sino también a nivel personal.

Hay que aprender a usar las listas de tareas y los horarios en su justa medida y en el momento correcto. El objetivo final no es hacer más, sino hacer lo importante. 

El problema de las to-do list

Cualquier práctica de gestión del tiempo, como cualquier herramienta, no es intrínsecamente mala o buena, sino que depende de cómo se utiliza. Si tenemos un martillo no podemos pensar que todos los problemas son clavos…

El verdadero problema es que mucha gente lleva toda su vida organizándose con una lista de tareas, sin saber las consecuencias de no saber usarla: primero, te crea un autoconcepto dañino. Si no pones restricciones es más fácil ir añadiendo tareas a la lista que simplemente hacerlas. Y cuando no terminas todo el trabajo que habías fijado como objetivo, acabas por culparte. Como vimos en este artículo, si quieres cambiar tus acciones debes pensar en cambiar tu identidad. Pero si haces lo de siempre, te seguirá pasando lo de siempre.

¿Qué tipo de identidad se refuerza cuando nunca completas tus tareas? Una no muy positiva (estudio, estudio). Si creas una disonancia entre tus objetivos y lo que consigues terminar, acabarás por ser tú el problema. Es decir, pura profecía autocumplida.

En segundo lugar, una lista de tareas se supone que te mantiene enfocado, pero no lo hace en la mayoría de casos, ya que te acaba llevando a más distracciones.

Tener todo en una misma lista te permite distraerte con tareas fáciles o urgentes a expensas de lo importante, corres cada vez más rápido para terminar todo y no te das cuenta de que vas en la dirección equivocada.

Como especie estamos cableados para distraernos, ya que en un entorno salvaje necesitábamos diferenciar pequeños ruidos o señales de la naturaleza. Pero en el mundo moderno, hay demasiados estímulos. Según un estudio de Harvard las personas que trabajan en oficinas pasan el 47 % del tiempo en un estado de semidistracción. La gente revisa su email más de 50 veces al día y las redes sociales más de 70 veces al día (estudio). Y tenemos interrupciones cada 11 minutos de media (estudio).

Por lo tanto, cuando te das cuenta de que no has asignado el tiempo necesario para trabajar en las tareas importantes, acabas por autoengañarte diciendo cosas como «de todas formas no queda suficiente tiempo» o «lo haré mañana cuando tenga energía».

La verdad es que si nunca reconoces la raíz del problema, nunca sabrás que existe. Es decir, tus distracciones más persistentes te parecerán las más justificadas.

Además, tener en la cabeza tareas que deberías estar haciendo no te permitirá disfrutar del resto de cosas (estudio). Tu lista de tareas se apoderará de tu vida, necesitarás mucho tiempo para relajarte o evadirte y aún así, irónicamente, te seguirás sintiendo menos relajado porque en ningún momento tienes la sensación de haber terminado.

Decidir cómo organizar el tiempo con antelación nos lleva a menos distracciones (estudio). Cuando sabes que solo tienes una hora para trabajar en una tarea, te concentras más en lugar de dejarte llevar. Es por ello que quiero darte algunos consejos.

Consejos para crear bloques de tiempo

«Sé constante y ordenado en tu vida para poder ser violento y original en tu trabajo» – Gustave Flaubert

Uno de los mayores aprendizajes de productividad que he tenido en los últimos años mientras trabajaba, estudiaba en la universidad e intentaba hacer malabarismos con un millón de proyectos diferentes fue trabajar directamente con un calendario, no una lista de tareas (aunque hay excepciones que explicaré más adelante).

Trabajar solo con una lista de cosas por hacer hace que te sientas bien al tachar las tareas según las terminas, pero nunca llegan a hacerse tantas en un día como te gustaría, ¿verdad?

Por un lado, tenemos en general poca capacidad para predecir cuánto tiempo necesitamos para hacer algo. Soñamos demasiado. Por otro lado, establecer bloques de tiempo te protege de las distracciones y te permite aprovechar el tiempo. Te dejo mis consejos al respecto.

1. Copiar y pegar las tareas predecibles

Siempre es recomendable dejar un margen: cuando una tarea te va a llevar 30 minutos es mejor asignarle 45 minutos.

Después, te recomiendo empezar copiando y pegando esas tareas que sean similares o idénticas y que ya has completado antes. Esto te dará una visión realista de cuánto tiempo tienes, en vez de mirar tu agenda en blanco.

2. Utiliza un código de colores

Para tener una idea más clara de las tareas que vas a hacer en un día puedes asignar colores según el tipo de trabajo que hay que hacer: eventos, deporte, trabajo, hobbies, tareas de la casa…

Si estás utilizando Google Calendar, puedes crear distintos calendarios para cada tipo de tarea.

Para ello, tienes que ir al botón que aparece al lado de tu perfil y seleccionar la opción de configuración.

Y después, ir a la sección añadir calendario y crear calendario. Una vez lo hayas creado se te asignará un color que puedes cambiar.

De esta manera es más fácil organizar los distintos tipos de tareas y de un vistazo saber cuánto tiempo estamos dedicando a cada área.

3. Aprende cuánto dura cada tarea y evita distracciones

Es difícil gestionar lo que no se mide. Por ello, te propongo distintos métodos para registrar cómo utilizas el tiempo.

Primero, puedes utilizar Focusme o AppBlock en el teléfono para bloquear aplicaciones, notificaciones y accesos web que pueden distraerte.

Segundo, con StayFocused que es un plugin de Chrome, puedes limitar el acceso a webs individuales o bien a todas las webs durante el bloque de trabajo. Además tiene una opción que bloquea absolutamente todo.

Tercero, con Toggl puedes hacer una gestión activa del tiempo que dedicas a cada tarea para conseguir informes al final de cada semana o mes. No tienes porqué usarlo religiosamente cada día pero sí te lo recomiendo para medir cuánto tardas en hacer las cosas, especialmente en tareas o proyectos nuevos.

Cada vez que vayas a usarla, tienes que darle al botón para que empiece el contador.

Y cuarto, RescueTime te permite hacer una gestión pasiva del tiempo que dedicas a cada tarea. Hace un registro (sin que tengas que hacer nada) de cuánto tiempo utilizas distintas aplicaciones.

Aunque a veces uses el correo o Youtube para cosas productivas, cuando lleves varios días registrando tu actividad podrás saber cuáles son las métricas aproximadas.

4. Agrupa las tareas similares

Si necesitas toda tu energía para un proyecto, agenda un bloque de tiempo en el momento del día más apropiado para ti y deja el resto de tareas más repetitivas para cuando no tengas tanta energía. También te recomiendo asociar distintos espacios de trabajo según las tareas: por ejemplo, leer en el dormitorio y trabajar en el salón.

Sé consciente de tus propios hábitos y ritmos de energía. Si tienes mayor concentración y creatividad por la mañana, programa tus tareas creativas para entonces y si quieres herramientas para mantener la energía durante el día puedes cambiar lo que comes y añadir siestas inteligentes.

El trabajo de los mejores creativos no depende de la motivación o la inspiración creativa, sino que más bien siguen un patrón y una rutina consistente. Es el dominio de los hábitos diarios lo que conduce al éxito, no una chispa de inspiración creativa.

5. Recuerda la ley de Párkinson

La ley de Párkinson dice que tu trabajo se expande rellenando todo el tiempo que tiene disponible. Básicamente, si te das 2 semanas para terminar un proyecto, lo terminarás en dos semanas, pero si te das un plazo de la mitad del tiempo, averiguarás cómo completarlo en ese tiempo (estudio).

Yo suelo organizar mis horarios en bloques de 90 minutos. Esto pone mi cerebro en marcha sabiendo que no tengo todo el día, sino un tiempo limitado.

6. Cambia tu entorno

Los hábitos son la manera en que el cerebro simplifica la conducta para lograr un resultado determinado. Usar el entorno para aumentar tus probabilidades de hacer una acción es lo más inteligente, como dejar la ropa del gimnasio fuera antes de dormir o escribir en tu diario qué acciones vas a realizar.

Antes de ponerte a trabajar prepara tu espacio. Si estás en un lugar ruidoso puedes utilizar cascos con cancelación de sonido para concentrarte o si quieres potenciar tu productividad puedes hacer uso de la música como te explico en este artículo.

Mi recomendación es preparar la agenda y el entorno el día antes para ahorrar las decisiones de después.

7. Lo más importante: prioriza

Muchos afirman no tener tiempo para leer o cocinar pero suben varias fotos al día a las redes sociales o pasan horas viendo la televisión. El problema no es el tiempo, sino las prioridades.

Con el enfoque actual de productividad —casi siempre basado en intentar hacer más— estamos llenando cada espacio de nuestras agendas con nuevas tareas sin dar prioridad a ninguna de ellas.

El problema de este enfoque es que asigna la misma importancia a todas las tareas diarias. Nos hace sentir satisfacción cuando completamos cualquier acción, independientemente de su valor. 

Al dividir tu esfuerzo entre tantos pendientes perderás efectividad. Es importante en este caso aplicar el principio de Pareto, dedicando tu tiempo más valioso (de mayor concentración) a las tareas de más impacto (de mayores resultados).

Si te sientes abrumado y no estás logrando buenos resultados, revisa los objetivos que te has marcado. Si tienes muchos distintos, priorízalos. 

Además, otra causa frecuente de estrés derivada de la falta de prioridades es la fragmentación de nuestra atención y ser víctimas de la distracción. Sabemos lo que debemos hacer, pero nos distraemos constantemente con actividades de bajo valor. El ser humano protege lo que valora y la mayoría no valora su atención. 

En mi caso, dedico una hora al día a una rutina por la mañana, otra hora cada día a leer y, como mínimo, otra hora del día a entrenar. Son bloques de tiempo que solo se mueven si tengo alguna reunión importante. Organizo el resto del día en base a ello, utilizando primero una lista con las cosas que quiero hacer pero volcándolas a un horario.

Tiene sus ventajas y desventajas. Vamos a verlas.

Lista de tareas vs. horarios

Restringir las horas es bastante sencillo, ya que restringe el trabajo a un espacio de tiempo determinado.

Restringir la carga de trabajo cambia el orden de la ecuación: en lugar de fijar un número determinado de horas, limitas el trabajo a un número determinado de tareas.

He usado ambos tipos de restricciones a lo largo de los años y ninguna de las dos es la mejor en todas las situaciones, sino que cada una resuelve problemas de productividad diferentes.

Por un lado, la mayor ventaja de limitar el tiempo es que no te equivocas. Si decides trabajar tres horas, no hay confusión. Por otro lado, si decides trabajar hasta que termines una tarea que requiere concentración, existe la posibilidad de que la termines en veinte minutos o en tres semanas.

Es mucho más fácil predecir el trabajo que puedes hacer en un número determinado de horas que el trabajo que te va a llevar completar un número determinado de tareas.

Sin embargo, restringir el tiempo puede fomentar una actitud más descuidada hacia el trabajo. Por ejemplo, puedes decidir pasar todo el día estudiando en la biblioteca, pero sin tareas que limiten tu productividad, terminas revisando las redes sociales o decides hacer solo los ejercicios sencillos del examen.

Limitar el tiempo funciona mejor cuando:

• No está claro el tiempo y el esfuerzo que se requiere para completar una tarea.

• La tarea es ambigua, y puede requerir mucho tiempo.

• No se puede dividir en subtareas más concretas

Por otro lado, la ventaja de limitar el número de tareas es que es más difícil autoengañarse creyendo que estás trabajando duro.

El inconveniente es que las tareas a menudo pueden ser ambiguas o difíciles de predecir en su duración. Y si no eres capaz de predecir el tiempo de una tarea, puedes crear listas interminables.

Limitar el número de tareas funciona mejor cuando:

• Las tareas son concretas y bastante predecibles.

• Sabes que puedes autoengañarte con el tiempo pensando que estás progresando.

• La tarea se repite con frecuencia y eso lo hace más fácil de estimar.

Personalmente, la mayoría de las veces vuelco todas las tareas en una lista y luego las distribuyo en horarios de tiempo.

Conclusiones

«Nos quejamos de que nuestros días son pocos pero actuamos como si fueran infinitos» – Séneca

Un estudio de más de 15 000 obras de múltiples compositores encontró que los períodos donde se produjeron sus mejores composiciones coinciden con los de mayor productividad.

Al igual que los grandes creadores, no podemos añadir más horas al día, pero podemos ser más selectivos con las cosas a las que dedicamos las horas que tenemos. 

Utilizando esta metodología —y sabiendo diferenciar cuándo usar listas o cuándo usar horarios— podrás hacerte preguntas que te permitan mejorar:

• ¿Sabes cuándo hiciste lo que dijiste que harías y cuándo estabas distraído?

• ¿Hay cambios que puedas hacer en tu agenda que te den el tiempo que necesitas para vivir mejor?

Una vez estimado el tiempo diario que necesitarás para tu proceso de cambio, debes crearlo. Decidir hacer nuevas cosas implica casi siempre dejar de hacer otras. Por suerte, la mayoría de cosas que hacemos no son necesarias. Al eliminar lo superfluo, nos quedamos con lo esencial.